ЧЕК-ЛИСТ ПОДБОРА МЕДИЦИНСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

На сегодняшний день на ранке более 200 МИС (медицинских информационных систем), такое многообразие, от которого разбегаются глаза. От дешевых облачных, до дорогостоящих локальных версий. Но не всегда, чем дороже, тем лучше и наоборот.

Всё зависит от того, какие задачи клиника ставит перед МИС. Какие, в том числе, маркетинговые, управленческие, бухгалтерские и прочие задачи решает МИС, какие нужны интеграции.

В настоящее время очень актуальной задачей является ведение медицинских карт пациентов.

Ещё одной важной задачей является процесс автоматизации маркетинговых процессов:

• отслеживание статуса и этапа воронки продаж для всех входящих лидов;
• своевременное автоматическое напоминание о времени визита пациента в клинику;
• получение обратной связи после процедуры для контроля репутации клиники и т.д.

Для многих клиник, чаще всего многопрофильных и имеющих несколько филиалов, очень важной задачей является управление складом, в т.ч. отслеживание препаратов с истекающим сроком годности, возможность ведения технологических карт, проведения инвентаризации и т.д.

Всё чаще клиники интересуются у МИС по возможности ведения электронного медицинского документооборота, а также ведения договорных документов с пациентом в электронном виде.

При подборе медицинской информационной системы (МИС) для вашей организации рекомендуется следовать следующему чек-листу (алгоритму):

1. Определение текущих потребностей и особенностей организации:

ТЕКУЩАЯ СИТУАЦИЯ:

• Определите наличие собственного серверного оборудования: облачная или локальная версии.
• Количество компьютеров, принтеров, особенности интернет-соединения («провода» или Wi-Fi).
• Наличие мобильных устройств (необходима адаптация системы под мобильные устройства).

ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МИС:

• Регистрация и учет пациентов.
• Ведение электронной медицинской карты (ЭМК) и обеспечение правильного оформления медицинской документации. СЭМД Протокол консультации (редакция) / СЭМД Протокол манипуляции и другие действующие СЭМД, исходя из специфики клиники.
• Управление расписанием врачей и кабинетов, включая онлайн-запись на прием через собственный сайт или сторонние сервисы. Наличие сущности Медицинское оборудование (когда аппарат-платформа с несколькими насадками и перемещается между кабинетами).
• Возможность выделять другими цветами отдельные приемы. Наличие возможности исключения повторной записи на уже занятый аппарат, только на другую процедуру.
• Создание и редактирование шаблонов документов для пациентов (например, договоров, информированных согласий). Печатные формы. Наличие переменных.
• Учет платных услуг и товаров. Технологические карты.
• Финансовая статистика и аналитика. Конкретные виды отчетов.
• Начисление и учет заработной платы. Согласно всем возможным видам систем оплаты труда (окладная, сдельная, сдельно-премиальная и т.д.). вид выгружаемого отчета для передаче в бухгалтерию по потребности.
• Маркетинговая аналитика и отчеты. Конкретные виды отчетов.
• Создание и контроль программ лояльности для пациентов (акции, скидки, бонусы, сертификаты). В системе и интеграции с вашей CRM при наличии.
• Складской и аптечный учет. Возможность проведения инвентаризации.
• Создание и редактирование товарных накладных. Предупреждение об истекающем сроке годности лекарственных препаратов и медизделий.
• SМS и e-mail рассылки. Вообще интеграции с мессенджера (с ограничениями согласно законодательству). Алгоритм перехода с одного мессенджера на другой. Стоимость интеграций.
• Создание и контроль листа ожидания.
• Прием несовершеннолетних. Документооборот – наличие переменных.
• Ведение технологических карт лечения для расчета себестоимости.
• Постановка задач сотрудникам и контроль их выполнения.

СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО УЧЕСТЬ:

• Требования к CRM-составляющей: возможность анализировать воронку продаж, оценивать эффективность персонала, ставить и контролировать задачи.
• Удобство и быстрота записи пациентов, а также интуитивно понятный интерфейс.
• Наличие оперативной и адекватной технической поддержки. Часы работы техподдержки. Способ коммуникаций – есть ли возможность звонить, персональный менеджер и т.д.
• Возможность переноса данных из текущей МИС – что именно возможно перенести, в каком объёме.
• Бесплатное обновление системы.
• Возможность заказать собственную доработку функционала.
• Способность системы работать при прерывании интернет-соединения.
• Интеграция со специфическими системами лояльности.
• Наличие WEB-интерфейса (возможно работы в браузере для локальных версий).

2. Определение состава пользователей и технической оснащенности:

• Количество одновременно работающих пользователей в системе.
• Категории персонала, которые будут работать с МИС: администраторы, врачебный состав, руководители, средний медицинский персонал.
• Виды устройств, на которых будет запускаться МИС: ПК на базе ОС Windows, смартфоны/планшеты на Android, ПК на macOS и т.д.
• Требуется ли мобильное приложение для работы сотрудников и/или пациентов.

3. Выбор типа МИС:

• Облачная версия: доступ через браузер, аренда сервера.
• Локальная (коробочная) версия: установка на собственный сервер организации.
• Требования МИС к серверу (обязательно перепроверьте у третьих лиц)

4. Оценка функциональных возможностей МИС:

• Наличие всех необходимых модулей (например, регистратура, врачебный модуль, бухгалтерия, склад, расчет зарплаты, CRM, аналитика, телефония, лабораторная система, онлайн-запись, личный кабинет пациента, профосмотры, ДМС, лист ожидания, стационар, касса, финансы, учет материалов, электронные рецепты, задачи/напоминания).
• Возможности управленческой отчетности и аналитики: наличие стандартных отчетов и конструкторов для создания отчетов, дашбордов для руководителя, аналитики по выручке, загруженности, среднему чеку, конверсии лидов, клиентской базе, эффективности рекламных каналов, динамике записей, первичным/повторным пациентам, продажам услуг, а также оценке работы сотрудников.
• Удобство работы врачей с ведением медицинской документации: наличие текстовых областей, выпадающих списков с одиночным/множественным выбором, возможность работы с комплектом документов, а также достаточность длины полей для полноценной передачи СЭМДов. Нет ли задвоения оформления документов: ЭМК и СЭМД.
• Документооборот регистратуры: возможна ли самостоятельная удобная настройка (без привлечения техподдержки) печатных форм (договоры, приложения, акты, согласие на обработку персональных данных, ИДС и других документов регистратуры). Стоимость настройки печатных форм техподдержкой.
• Настройка печатных форм медицинской документации (медкарта для печати по Приказу Минздрава России 274н, настройка выписки из медицинской документации для пациента).
• Соответствие законодательству (учетная форма 025/у) – все разделы.
• Какие СЭМД настроены для передачи в ЕГИСЗ. Стоимость передачи данных в ЕГИСЗ.

5. Оценка интеграционных возможностей:

• Интеграция с ЕГИСЗ (передача электронных медицинских документов через оператора, кто оператор, ценообразование).
• Интеграция с 1С Бухгалтерия и другими продуктами 1С.
• Интеграция с онлайн-кассами (например, Атол, Штрих М, Эватор).
• Каналы связи с пациентами: мессенджеры, чат-боты- ограничения трансграничная передача персональных данных, Telegram (чат-боты) – трансграничная передача персональных данных, SMS/e-mail рассылки, IPтелефония (с идентификацией пациента и записью разговоров), с 2026г маркировка звонков, онлайн-запись на сайте, личный кабинет пациента, мобильные приложения для пациентов, интеграция с сервисами самозаписи (например, ПроДокторов, СберЗдоровье), телемедицина, голосовые ассистенты, PUSH-уведомления.
• Интеграция с внешними лабораториями.
• Интеграция со сторонними CRM-системами (например, AmoCRM, Bitrix24 и другими) –работа в режиме «двух окон»?).
• Интеграция со сквозной аналитикой (например, CoMagic, CallTouch и т.д.) –работа в режиме «двух окон»?
• Интеграция с IP-телефонией –работа в режиме «двух окон»?

6. Наличие сертификатов и адаптация под мобильные устройства:

• Наличие необходимых сертификатов: включение в реестр российского ПО, аккредитация IT-компании, сертификаты ФСБ, ФСТЭК (для защиты персональных данных).
• Адаптация под мобильные устройства и наличие мобильных приложений для сотрудников и/или пациентов.

7. Ценообразование и дополнительные расходы:

• Базовая стоимость системы (за пользователя, за врача, за количество визитов в месяц, за рабочие места).
• Стоимость отдельных модулей и интеграций, если они не входят в базовый пакет.
• Разовые работы: стоимость внедрения, настройки интеграций, обучения пользователей, переноса данных.
• Стоимость технической поддержки. Стоимость часа работы программиста для решения поставленных дополнительных задач.

8. Юридический аудит:

Юридические риски по договору: предмет договора, внедрение, техподдержка и другие существенные условия договора. Вероятность возврата денег при расторжении договора, объем выгружаемых данных для переноса в другую МИС.