Электронная медицинская документация по-новому: подробный разбор Приказа № 209н и чек-лист для клиники

Тема изменения	Положение в старом приказе № 947н	Положение в новом приказе № 209н	Практическое значение для медицинских организаций (с 01.09.2026)
Вступление в силу и отмена предыдущего приказа	Действовал с 01.02.2021, срок действия — 6 лет	П. 2: «Признать утратившим силу приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 7 сентября 2020 г. № 947н…» Новый порядок действует с 01.09.2026 по 01.09.2032	С 01.09.2026 все ссылки на № 947н становятся недействительными. Обязательно обновить ЛНА, должностные инструкции, согласия пациентов и договоры.
Требования к локальному нормативному акту (ЛНА)	Общие формулировки без чёткого перечня (п. 4 старого Порядка)	П. 4: «…локальным актом руководителя медицинской организации устанавливается: а) перечень форм и видов электронных медицинских документов…; б) перечень используемых … медицинских информационных систем, программных средств, технических средств; в) порядок предоставления доступа работников…»	Самое важное изменение. Без детального ЛНА с этими тремя обязательными блоками — высокий риск замечаний Росздравнадзора. Рекомендуется утвердить новый ЛНА до 01.09.2026.
Подписание ЭМД специалистами	Общее указание на электронную подпись	Явное требование: каждый специалист подписывает своей квалифицированной электронной подписью (раздел формирования и подписания ЭМД)	Запрещает «подписание за всех» одной подписью. МИС должна технически поддерживать многостороннее подписание каждой УКЭП.
Технические требования к формату электронной подписи	Общие требования	Электронная подпись должна быть сформирована в CMS-контейнере в соответствии с требованиями ЕГИСЗ	Необходимо проверить/обновить МИС. Большинство вендоров уже выпустили патчи. Несоответствие = невозможность корректного подписания.
Визуализация электронного медицинского документа (Раздел VII)	Общие требования к отображению подписи и сертификата	П. 50: «Информация о подписании … должна содержать текст “ПОДПИСАНО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ” и должна быть расположена в верхней части отметки об электронной подписи и выровнена горизонтально по центру области». Данные сертификата — в нижней части.	При печати/выдаче пациенту или госоргану документ должен строго соответствовать требованиям. Нарушение визуализации — частая причина предписаний.
Выдача бумажных копий пациенту и госорганам	Общие нормы	П. 53–55 — уточнён порядок и сроки (ссылка на актуальный приказ № 589н). МО обязана изготавливать копию за свой счёт.	Процесс выдачи копий должен быть обновлён в регламентах. Сроки и ответственность остались, но отсылки приведены в соответствие с действующим законодательством.

Подробные практические рекомендации для медицинских организаций по подготовке к применению Приказа Минздрава РФ от 25.03.2026 No 209н (вступает в силу 01.09.2026)

Новый приказ полностью заменяет Приказ No 947н от 07.09.2020. Изменения носят организационно-технический характер и направлены на повышение прозрачности, контроля и единообразия электронного документооборота. Для большинства медицинских организаций (МО) они не революционны, но требуют обязательного обновления внутренних документов и процессов до 01.09.2026.

1. Пошаговый план перехода (рекомендуемые сроки)

Этап 1. Подготовительный (до 01 июня 2026)

Назначить ответственного за переход (заместитель главного врача по клинико-экспертной работе / по информатизации / главный юрист / IT-специалист).

Провести внутренний аудит:

• какие формы ЭМД ведутся в организации;
• какие МИС, программные и технические средства используются;
• текущий порядок доступа к ЭМД.
• Проверить соответствие МИС новым техническим требованиям (CMS-контейнер для УКЭП и визуализация).

Этап 2. Основной (июнь — 15 августа 2026)

• Разработать и утвердить новый локальный нормативный акт (ЛНА).
• Обновить/доработать МИС (получить подтверждение от вендора).
• Актуализировать регламенты многостороннего подписания, доступа и выдачи документов.
• Провести обучение персонала.

Этап 3. Финальный (16–31 августа 2026)

• Провести внутренний контроль готовности.
• Утвердить все документы приказами руководителя.
• Заменить во всех внутренних документах ссылки на No 947н на No 209н.

Этап 4. С 01.09.2026

• Перейти на работу исключительно по новому Порядку.
• Мониторить официальные разъяснения Минздрава России и Росздравнадзора.

2. Ключевые рекомендации по основным изменениям

2.1. Локальный нормативный акт руководителя МО (самое важное требование)

Новый приказ No 209н, п. 4 прямо обязывает:

«В случае принятия медицинской организацией решения о ведении медицинской документации в форме электронных медицинских документов полностью или частично в медицинской организации локальным актом руководителя медицинской организации устанавливается:

1. перечень форм и видов электронных медицинских документов, включая … а также иные документы, создаваемые в ходе оказания медицинской помощи, … которые ведутся в произвольной форме;
2. перечень используемых … медицинских информационных систем, программных средств, технических средств;
3. в) порядок предоставления доступа работников медицинской организации к электронным медицинским документам».

2.2. Подписание электронных медицинских документов

Новый порядок прямо требует, чтобы каждый специалист подписывал ЭМД своей квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Техническое требование — подпись формируется в CMS-контейнере в соответствии с требованиями ЕГИСЗ.

2.3. Визуализация электронного медицинского документа (Раздел VII)

Новый приказ No 209н, п. 50 устанавливает жёсткие правила:

«Информация о подписании электронного медицинского документа электронной подписью должна содержать текст “ПОДПИСАНО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ” и должна быть расположена в верхней части отметки об электронной подписи и выровнена горизонтально по центру области».

Данные сертификата — в нижней части.

2.4. Выдача бумажных копий пациенту и государственным органам

Порядок выдачи сохраняется, но уточнены ссылки на актуальное законодательство (в т.ч. Приказ Минздрава No 589н). МО обязана изготовить бумажную копию за свой счёт по запросу пациента или органа.

3. Чек-лист готовности МО к 01.09.2026

• Утверждён новый ЛНА руководителя с обязательными блоками «а», «б», «в» (п. 4 Приказа No 209н).
• МИС соответствует требованиям к формату УКЭП (CMS-контейнер) и визуализации.
• Все специалисты, подписывающие ЭМД, имеют действующие УКЭП.
• Персонал прошёл обучение/инструктаж.
• Во всех внутренних документах (должностные инструкции, согласия пациентов, договоры) заменены ссылки на No 947н.
• Проведён внутренний аудит процессов ЭМД.

4. Дополнительные риски и советы

Риски несоблюдения: предписания Росздравнадзора, административные штрафы (ст. 6.1.1, 6.3 КоАП РФ), проблемы при лицензионном контроле.

Срок действия нового порядка — 6 лет (до 01.09.2032). Планируйте работу МИС на долгосрочную перспективу.

Следите за официальными разъяснениями Минздрава и Росздравнадзора (обычно выходят в течение 1–2 месяцев после вступления в силу).